Dankzij de AVG worden we ons allemaal steeds meer bewust van privacy van bezoekers, (potentiële) klanten en andere afnemers. Een goede zaak, vind ik. Hieronder lees je hoe ik omga met privacy, cookies en rechten & plichten.
Mijn naam is Cecile Keller, eigenaar van bureau CKomma en in die hoedanigheid vanzelfsprekend verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij CKomma.
Ik ben bereikbaar via https://www.ckomma.nl, info@ckomma.nl en 06 – 47 11 96 33.
Persoonsgegevens die ik verwerk – per contactfase
Contactfase 1: Al internettend; nog geen rechtstreeks contact
Ben je op de website https://ckomma.nl aan het kijken? Dan kan ik via Google Analytics zien dat een of meerdere personen op de website heeft/hebben gekeken, op welke pagina’s en hoe lang.
Ik kan echter niet zien dat jij het was. Bezoekersgedraginformatie is namelijk niet te herleiden naar identificeerbare personen. Dus stel dat Piet Jansen uit Moergestel op de website heeft gekeken, kan ik niet zien dat Piet Jansen (die ene uit Moergestel) op m’n website is geweest.
Google Search Console laat me weten via welke zoektermen mensen op mijn website zijn beland.
Hoe werkt het?
Met behulp van functionele en analytische cookies verzamel ik die gegevens. Cookies zijn kleine bestandjes die op je computer (of andere device) geplaatst worden bij een (eerste) bezoek. Je kunt ze trouwens zelf makkelijk verwijderen. Ook is het mogelijk om bij voorbaat al geen cookies te laten plaatsen. Dit kun je bij de instellingen van je internetbrowser regelen. Je zou ook in incognito-modus kunnen internetten, hoewel wel laatst in het nieuws was dat internetten in die modus minder incognito is dan dat de naam doet vermoeden. Ter info.
Contactfase 2: Je hebt een mailtje gestuurd
Wanneer je een e-mail gestuurd hebt naar info@ckomma.nl of gebeld hebt naar 06 – 41 77 96 33 heb ik (natuurlijk) je:
- Bedrijfsnaam
- Voor- en achternaam
- E-mailadres en/of telefoonnummer
- Andere persoonsgegevens die je verstrekt
Contactfase 3: Na contact over mogelijke samenwerking:
Heb je een offerte aangevraagd of hebben we (op wat voor manier dan ook) contact gehad over de mogelijkheid om content voor je te schrijven of advies te geven, dan verwerk ik de volgende benodigde persoonsgegevens over jou en het bedrijf dat je vertegenwoordigt:
- Bedrijfsnaam
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- URL
- Alle andere informatie die je in ons contact verstrekt om na te gaan wat je precies nodig hebt en om te toetsen of ik de juiste leverancier voor jou/jullie ben.
Contactfase 4: Bij het afnemen van diensten:
Maak je gebruik van een van de betaalde diensten van CKomma? Dan verwerk ik de volgende klantgegevens (ofwel persoonsgegevens):
- Bedrijfsnaam
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Gender (voor mij hoeft het ook niet, maar in het boekhoudpakket moet ik ‘dhr.’ of ‘mevr.’ aanklikken)
- URL
- Factuuradresgegevens
- KvK-nummer
- Bankrekeningnummer
- Alle andere informatie die je in ons contact verstrekt om het leveren van de dienst mogelijk te maken.
Waarom?
Ckomma verwerkt de persoonsgegevens om deze redenen:
V.w.b. klantgegevens:
- Het administratief afhandelen van je betaling.
- Om te voldoen aan de Belastingwet (die voorschrijft dat een bedrijf een administratiebewaarplicht heeft van 7 jaar).
- Contact met je op te kunnen nemen om de dienst te kunnen leveren dan wel aanpassen/optimaliseren.
- Om je content te leveren die echt past bij je bedrijf, je brand en je doelgroep(en).
V.w.b. websiteanalysegegevens:
Metingen m.b.t. bezoekersgedrag geven inzicht in welke webpagina’s en content relevant zijn voor de bezoeker. Het gaat hierbij niet om wat een individuele bezoeker doet, maar welke patronen er in een grote groep bezoekers te ontwaren zijn. Met de verkregen inzichten kan ik de website optimaliseren en zo nog beter aansluiten op mijn doelgroep. M.a.w.: de websiteanalysegegevens verzamel ik voor statistiekdoeleinden.
Hoe lang persoonsgegevens bewaard blijven
Uiteraard bewaar ik je persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Klantgegevens die betrekking hebben op facturering en betaling bewaar ik in ieder geval 7 jaar om (zoals daarnet genoemd) te voldoen aan de Belastingwet die een administratiebewaartermijn voorschrijft van 7 jaar. Hoe lang ik je klantgegevens bewaar, hangt ook af van hoe lang we samenwerken. Gegevens die niet meer van toepassing zijn, worden verwijderd.
Delen van persoonsgegevens met derden
Leveranciers
CKomma verkoopt jouw gegevens niet door aan derden. Dat zou wat zijn zeg. Maar waar een organisatie anno 2018 niet aan ontkomt, is het laten verwerken van persoonsgegevens door bijvoorbeeld de hostingprovider en het bedrijf dat de boekhoudsoftware beschikbaar stelt. Om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid is er met de organisaties die jouw gegevens bewerken in opdracht van CKomma een verwerkersovereenkomst. Extra opmerking over Google (Analytics): hoewel Google is gevestigd in Amerika (en dus buiten de EU), is het bedrijf wel gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield. Het Privacy Shield is een overeenkomst tussen de Verenigde Staten en de Europese Unie waarin afspraken rondom privacy zijn opgenomen.
Overmacht
Voor situaties waarin ik om wat voor reden dan ook tijdelijk niet kan werken, terwijl ik wel afspraken, klussen en deadlines heb, is er deze oplossing:
Wanneer er omstandigheden (als ziekte) zijn waaronder het niet mogelijk is m’n werk te kunnen doen en je moet daarover geïnformeerd worden, zal ik iemand aanwijzen die daarover contact met je opneemt. Logischerwijs komt diegene in aanraking met enkele persoonsgegevens. Als ik door omstandigheden genoodzaakt ben om mijn werk over te dragen aan een collega, zal die collega de beschikking (moeten) krijgen over al je persoonsgegevens die ik heb.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door CKomma en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je een verzoek kunt indienen om je persoonsgegevens in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Hoe
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@ckomma.nl.
Zeker weten dat jij het bent
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je… privacy. Ik reageer binnen vier weken op je verzoek.
Kan alles aangepast of verwijderd worden?
Het verzoek tot inzage, correctie of gegevensoverdraging moet eigenlijk niet zo’n probleem zijn (mits je natuurlijk een kopie van je paspoort meezendt). Voor wat betreft verwijdering van gegevens: dat is (zover ik dat nu kan beoordelen) mogelijk wanneer het niet in strijd is met bijvoorbeeld de verplichte bewaartermijn van bepaald type persoonsgegevens. Wanneer je een verzoek tot verwijdering doet, zou ik kunnen kijken welke type persoonsgegevens ik nog van je heb die niet strikt noodzakelijk zijn (om aan de wet te voldoen). Ditzelfde geldt wanneer je bezwaar maakt tegen het verwerken van je persoonsgegevens.
Niet mee eens
Als je het niet eens bent met de manier van verwerken van je persoonsgegevens kun je het beste even contact opnemen via info@ckomma.nl. Leidt het contact niet tot een goede oplossing, kun je je ook wenden tot de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Weet dat je het recht hebt om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen.
Manier van beveiligen
Om je gegevens goed te beschermen zijn passende maatregelen genomen. Dat klinkt cliché en dit zinnetje zul je vast al in veel verklaringen zijn tegengekomen. Wat bedoel ik ermee? Ik bedoel ermee dat ik de computer waar ik op werk en de website waar ik eigenaar van ben op verschillende manieren beveiligd heb en dat steeds wanneer er een update is, ik die vrijwel meteen installeer. Dat is alles wat ik kan doen.
Als je het idee hebt dat je gegevens toch niet voldoende beveiligd zijn, kun je contact opnemen via info@ckomma.nl. Ook als je vragen, opmerkingen of aanvullingen hebt, kun je een e-mail sturen naar info@ckomma.nl.
Wijziging verklaring
Deze verklaring kan elk moment gewijzigd worden. Aanleiding voor een wijziging kan zijn:
- Wijziging(en) in de wet
- Jurisprudentie
- Voortschrijdend inzicht
- Veranderingen in mijn bedrijf
Het kan dus zomaar zijn dat wanneer je over een maand nog eens kijkt, de inhoud ietwat veranderd is. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring. Ik weet het: ook zinnen van deze strekking kom je regelmatig tegen. Ik zeg het toch maar.
Voor nu wens ik je een fijne tijd op deze website. Kijk lekker rond. En nogmaals: ik kan jou niet zien.